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データ保存のススメ

2016.07.27

ICT支援員としての操作支援を行なっていると、パソコンやタブレットで課題を作成する場面があります。
使用するソフトは、文書作成やプレゼンテーション資料作成など多岐に渡ります。
課題を作成している途中で、ICT機器がフリーズしてしまい再起動をした結果、作成中のデータが消えてしまったという事も少なくありません。
今回は、データを保存する際の注意点をご紹介したいと思います。

●データを保存する時に気をつける事

まずデータ保存をする事は、パソコンやタブレット使用中に不慮の事故・危険に備えてデータを守る事が目的です。トラブルが発生した後に問題なく作業が再開できるようにするため、データ作成中に気をつける点をまとめました。
データを作成した時点で、ファイル名をつけて保存する。
こまめに『上書き保存』を行う。
編集中のデータに関して自動保存を有効にする。
①データを作成した時点でファイル名をつけて保存する。
授業支援に携わっていて感じることですが、先生が児童・生徒へファイル作成を促すタイミングを見ていると、授業の終わりや作業が一段落ついてからファイル名をつけて保存する事が多いようです。
上記の場合、授業中にパソコンやタブレットにトラブルが発生すると、最初からデータを作成する事になる可能性があります。そうなると、授業に取り組む児童・生徒のモチベーションが低下することにも繋がりかねません。
トラブル復旧後から継続して作業が行えるようにしておく備えとして、データを作り始める前にファイルを作成し、ファイル名をつけることをおすすめします。

 
 

②こまめに『上書き保存』を行う
ICT機器は、どのようなタイミングでトラブルが発生するか予測しにくい事が挙げられます。
作業の要所々々で上書き保存をすることがよいと思います。

 
PowerPoint自動保存設定画面
 
 

③編集中のデータに関して自動保存を有効にする。
文書作成ソフトやプレゼンテーション資料作成ソフトによっては、データを作成中に自動的に保存を行なってくれる機能があります。誤って上書き保存をする前にデータを閉じてしまっても、自動保存機能により直近の保存した状態から作業を継続することができるため、おすすめです。

 
PowerPoint自動保存設定画面
 
 

Microsoft Office PowerPoint 2013を例にすると
1.オプションをクリックします。
2.オプション画面が表示された後「保存」をクリックします。
3.「次の間隔で~」にチェックが入っていることを確認し、自動保存される間隔を設定します。
「保存しないで終了する場合、~」にチェックが入っている事を確認します。

 

※アプリケーションによって、自動保存機能が搭載されていない場合もあるためご注意ください。
※自治体の運営方針によって、アプリケーションの設定変更ができないケースもあるのでご注意ください。

◆まとめ

ICT支援員の目線から『データ保存のススメ』を紹介させて頂きました。
データを作成する際に、こまめに手動でデータを更新する等、データ消失に備えていく事を意識して頂くきっかけになれば幸いです。

 
 
 
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