RPAツールで実際に業務を自動化してみました。 ご存知の方も多いかと思いますが、RPAとはRobotic Process Automationの略で、RPAツールは人間の代わりにパソコン上の操作を行ってくれるソフトウェアになります。 今回は事務の仕事を対象とするので、事務担当者にヒアリングして、対象業務の手順や操作する入出力ファイルを文書にまとめます。 まとめた文書を見ながら、RPAツールでシナリオを作っていきます。シナリオとはRPAツールに実行してもらう処理手順のことです。 あるファイルからあるファイルへの転記は、RPAツールのパーツを使えば簡単にできます。 ただ、ファイル名やシート名が毎月異なる作業を自動化する場合や、繰り返し処理や分岐処理を行う場合は、変数というデータの入れ物を使ったり、条件を考える必要があります。 例えば、シート名が「8月請求」だとします。このうち“8”の部分は毎月数字が変わるとします。この場合、パソコンのシステム時刻から自動的に月を取得するパーツを使い、取得した月を変数というデータの入れ物に保存します。 そして、変数と毎月固定の文字列を組み合わせて、「【変数】+月請求」でRPAツールが自動的にシート名を取得するようにできます。 また、表計算ソフトで左記のような表があり、“報告要否”の列で、値が“必要”となっているセルと同じ行の日付を確認し、月報の1~31日の日ごとに何件あったかを自動的にまとめたいとします。その場合は、例えば表計算ソフトで作業用のシートを用意すれば、以下のような手順で実現できます。 １．“報告要否”列で、値が必要でも不要でもない空白になるまで1行ずつ繰り返し処理を行う。 ２．それぞれの行で“報告要否”列の値が「必要」であれば“日付”列の値を取得する。 ３．取得した年月日の日付から、“日”の値だけを取り出す。 ４．作業用のシートで、事前に1~31日の日付とそれぞれに計算用のセルを用意しておき、“日”の値で、1~31日を検索し、該当の日付の計算用のセルに「1」を加算する。 ５．各行の処理を行い、“報告要否”の列が空白になれば処理を終わる。 シナリオ作成が終わった後は、後日メンテナンスをしやすいような文書も作成しておきます。 作業にはそれなりに時間がかかります。今回の場合、作成したシナリオによって、40分程度の時間短縮が可能となりました。例として、作業全体で10時間かかったとすると、作業時間分を取り返すために15回使う必要がありますが、使う回数が多い作業だと大きな効果を生み出せます。 RPAツールにはライセンス料もかかるので、「効果－（ライセンス料+作業時間の労力）」がマイナスにならないように気をつけないといけないですね。 繁忙期と閑散期がある仕事の場合は、閑散期にシナリオを作っておいて、繁忙期に実行すれば単純な計算ではマイナスであっても、人への負担を減らせるなど効果があると思います。 まだ、試されていない方は、業務の合間に試してみてはどうでしょうか。