コールセンターコラムColumn

業務を円滑に進めるためには、普段から整理整頓しておくことが大切です。

仕事で必要な資料が容易に取り出しできるように、常日頃から整理・配置・収納ができていれば、確実に仕事の効率があがります。

今回のコラムでは、整理のための「4S運動」について書いていきたいと思います。

「４S運動」で提唱されているのは『必要なものと不要なものを区別し、不要なものは捨てる「迷ったら捨てろ」を原則に「いつか必要になるかもしれないもの」を思い切って捨てること』です。

ただし実際には、「もし必要になったらどうする？」など迷いが生じる場合があります。

後々必要になると思い、ものが捨てられない方は次の方法を参考してみてはどうでしょうか。

1. まずは整理をする物をすべてデスク上に出して見る

　自分がどれだけのものを所有しているかを把握する

2. 集めた物をゴミかどうか、必要かどうかを分類する

　※ここでいうゴミとは「役に立たない物」のことを指す

　例えば要らないメモや不要な文房具、時期外れの参照することのない書類などは、不必要な物とみなし、ゴミと判断する

　※「まだ使える」（状態基準）「いつか使う」（時期基準）「また必要になる」（価値基準）「何かに使える」（用途基準）など、自分の中で生まれる複数基準で判断・選択しようとする人は、整理がうまくいかない傾向にあるため、あくまで、”今使っているか、使っていないか“の2択で分類します。

3. 分類後したものを捨てるかどうかについては、手放した場合を想像する

　もう二度と手に入らないのか、本当に無いと仕事に困るのか、電子化してデータ保存できないかで判断

4. どうしても判断できないものがある場合

　別の場所にまとめておき、期間を決めて保管。

　一定期間経過時、必要な物が出た場合のみ取り出して元の場所に戻す。

　結果、それでも使われなかったものは「いらない物」と判断する。

当たり前のこと、しなければならないことですが、中々出来ないのが整理だと思います。

一番大事なのはまず行動することですが、この機会に一度デスク周りのものを見直してみてはいかがでしょうか。

４S運動が皆様にとって身の回りを整理する足がかりとなり、気持ちよく業務ができるようになれば良いなと思います。